צוות ההדרכה הוא ככל הנראה האנשים שתראו הכי הרבה במהלך השליחות. בין אם זה סטודנטים או תלמידי תיכון, תבלו איתם שעות ארוכות בכל חלק של היום וככל הנראה אל תוך השעות הקטנות של הלילה. הקשר עם צוות ההדרכה מאתגר באופן טבעי מכיוון שאתם המנהלים הישירים שלהם, אך יחד עם זאת, תרצו לחזק ולהעמיק איתם את הקשר על מנת לבנות אמון משותף.

בתחילת השנה, כמו בכל תחילת תפקיד, כדאי להכין מפגש תיאום ציפיות. תקשיבו ותשמעו על הציפיות שלהם מהתפקיד ובמידה מסוימת על החלומות אותם הם ירצו להגשים במהלך שנת ההדרכה. ישנם מגוון דרכים לערוך מפגש שכזה, לדוגמה, כתיבת ציפיות והכנסה לבקבוק או מיכל שיפתחו בסוף השנה. באותו המפגש, צריך לבוא מוכנים גם עם הציפיות שלכם ובמידה רבה גם הדרישות שלכם. הצוות ירצה לראות מי אתם ו"מה אתם שווים". אישית, אני חושב שכדאי להביא גם פן מסויים באישיות שלכם, תחביב או אהבה שלכם בכדי לנסות ליצור חיבור נוסף מעבר להגדרת התפקיד היבשה. מתודות לתיאום ציפיות לדוגמא.

לכל תנועה יש את ההרגלים והמסורות שלהם, אך חשוב גם להגדיר את זמני המפגש הקבועים, בין אם הם שבועיים, חודשיים, או חצי שנתיים. ישיבת צוות הנהגה, ישיבת צוות הדרכה, ישיבת צוות שכבה, ככל שהדברים יקבלו זמן ומקום, כך הם יתקבעו ולא יהיה צורך לרדוף אחרי הצוות כל הזמן בכדי להספיק.

מעבר למפגשים התקופתיים הקבועים, רצוי לקבוע זמנים במהלך השנה לשיחות חתך, אישיות או צוותיות. בשיחה אישית, לטעמי, המסר יעבור בצורה ברורה במידה והמדריכ/ה זקוקים לביקורת או מחמאה. לפעמים בפורום הגדול, יכולים להיווצר מתחים בעקבות העברת ביקורת בכלל וביקורת שלילית בפרט. אני גם הייתי ממליץ למדריכים שרוצים להעביר ביקורת על מדריכים אחרים בארבע עיניים ולא בישיבת צוות. אבל זה נושא בפני עצמו. בכל מקרה, שיחות החתך נועדו בכדי לבחון את תפקוד המדריכ/ה וכמובן לשמוע על התחושות והאתגרים הניצבים בפניהם.

דרכים נוספות לליווי והערכה:

1. לפתוח בית קפה – (רעיון שלקחתי משליח הבונים דרור לבלגיה לשעבר – ליאור אוליניק ז"ל) – לבחור יום בו אתם יושבים בבית קפה/מסעדה ליד בית הספר/אוניברסיטה ומזמינים את הצוות להשתבץ בשעות ההפסקה שלהם.
2. שאלון הערכה עצמית – יש כמה דרכים לבנות אותו ולבצע, אבל בגדול אלו מספר שאלות שנותנות למדריכ/ה הזדמנות לבחון את עצמם. מאגר שאלונים לדוגמא
3. מודל SWOT – כלי מצוין גם לצוות, גם למדריכ/ה וגם לכם. יכול למפות חוזקות וחולשות ולתת כיוון לשיפור. סרטון קצר המסביר את המודל
4. אפשר להשתשמש באיור שמופיע למעלה, בו המדריכ/ה יתאר את שנת ההדרכה על פי בחירת דמות אחת. הדימוי הגרפי שמופיע בדמויות השונות יכול להיות פתיחה לשיחה על איך המדריכ/ה מרגיש/ה ומה הם בדיוק רואים כשהם צריכים לתאר או לסכם את חווית ההדרכה עד נקודת הזמן הזו.